Privacyverklaring Stagesysteem

1. Wie zijn wij?

Stagesysteem is een digitaal platform voor het organiseren, begeleiden en administreren van stages binnen het onderwijs. Het platform ondersteunt scholen, leerlingen/studenten, ouders/verzorgers, stagebedrijven en begeleiders bij het veilig en efficiënt uitvoeren van stageprocessen.

Binnen het Stagesysteem staan privacy en informatiebeveiliging centraal. Onderwijsinstellingen moeten kunnen vertrouwen op een leverancier die niet alleen voldoet aan wet- en regelgeving, maar ook actief meebeweegt met de eisen uit het normenkader voor informatiebeveiliging en privacy in het onderwijs.

2. Onze rol: verwerker namens de school

Bij het gebruik van het Stagesysteem verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend namens en in opdracht van de onderwijsinstelling. De school blijft eigenaar van de gegevens en is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Stagesysteem treedt op als verwerker.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de inrichting door de school kunnen binnen het Stagesysteem onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

De school bepaalt welke gegevens daadwerkelijk worden gebruikt en verwerkt.

4. Waarvoor worden gegevens gebruikt?

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor doeleinden die noodzakelijk zijn voor het functioneren van het Stagesysteem, waaronder:

• het beheren van stageadministratie;
• het koppelen van leerlingen/studenten aan stageplaatsen;
• communicatie tussen betrokkenen;
• begeleiding en beoordeling van stages;
• rapportages en wettelijke administratie;
• authenticatie en toegangsbeheer;
• synchronisatie met leerlingadministratiesystemen.

5. Koppelingen met onderwijssystemen

Het Stagesysteem kan gekoppeld worden aan systemen zoals Kennisnet Entree, Magister, Somtoday en andere leerlingadministratie- en identitysystemen.

Deze koppelingen zijn bedoeld om gegevens veilig en efficiënt te synchroniseren, zodat scholen minder afhankelijk zijn van handmatige import- en exportprocessen. Hierbij verwerken wij uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening aan de school.

6. Beveiliging en normenkader

Informatiebeveiliging is een kernonderdeel van het Stagesysteem. Wij nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking.

Daarbij sluiten wij actief aan op ontwikkelingen binnen het onderwijs, waaronder:

• de AVG;
• het Normenkader Informatiebeveiliging en Privacy voor het Funderend Onderwijs;
• beveiligingsrichtlijnen van Kennisnet;
• principes van privacy by design en dataminimalisatie waar mogelijk.

Voor scholen wordt het steeds belangrijker om samen te werken met leveranciers die aantoonbaar aandacht besteden aan privacy en informatiebeveiliging. Het Stagesysteem wil hierin een betrouwbare partner zijn.

7. Verwerkersovereenkomst en Kennisnet

Stagesysteem hanteert de model verwerkersovereenkomst van Kennisnet als basis voor afspraken met onderwijsinstellingen.

Daarnaast streven wij naar aansluiting bij de Dienst Verwerkersovereenkomsten van Kennisnet en het ondertekenen van het Privacyconvenant Onderwijs. Hiermee sluiten wij aan bij de standaarden en afspraken die binnen het Nederlandse onderwijsveld breed worden gedragen.

8. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of zolang de school dit verlangt binnen wettelijke kaders.

Na beëindiging van de dienstverlening worden gegevens verwijderd of teruggeleverd volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

9. Subverwerkers

Indien wij gebruikmaken van derden voor hosting, infrastructuur of ondersteunende diensten, gebeurt dit uitsluitend onder passende verwerkersafspraken en beveiligingsvoorwaarden.

Wij zorgen ervoor dat subverwerkers voldoen aan passende beveiligings- en privacy-eisen.

10. Rechten van betrokkenen

Omdat de school verwerkingsverantwoordelijke is, lopen verzoeken rondom privacyrechten in principe via de onderwijsinstelling. Denk hierbij aan inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit en bezwaar.

Wij ondersteunen scholen waar nodig bij de afhandeling van dergelijke verzoeken.

11. Cookies en logging

Het Stagesysteem gebruikt functionele en beveiligingsgerelateerde technieken die noodzakelijk zijn voor een veilige werking van het platform, zoals sessiebeheer, logging en authenticatie.

Wij gebruiken geen trackingcookies voor advertentiedoeleinden.